EUs personvernforordning: 5 implikasjoner for utskriftsbransjen

27.03.2018

Personvernforordningen (General Data Protection Regulation – GDPR) trer i kraft mai 2018. Hvis organisasjonen din behandler personopplysninger om EUs innbyggere, må du overholde forordningen eller risikere straff på opptil EUR 20 millioner, eller 4 % av den årlige globale omsetningen.

Hva betyr den nye forordningen for utskriftsbransjen? Her er fem viktige startpunkter:

1 Forstå “datakontroller” og “databehandler”
Det første trinnet for alle virksomheter i utskriftsbransjen er å forstå om de klassifiseres som datakontroller eller databehandler. Begge har forpliktelser ifølge den nye forordningen. En “datakontroller” avgjør formålet med og hvordan personopplysninger skal behandles (for eksempel en bank) og en “databehandler” behandler personopplysningene på vegne av kontrolleren (for eksempel en utskriftsvirksomhet).

Organisasjoner uansett klassifisering kan være nødt til å utpeke et personvernombud. Personvernombudet vil jobbe sammen med andre avdelinger, og oppgavene vil være å overvåke overholdelse av forordningen, gi råd og informasjon organisasjonen og de ansatte om deres forpliktelser og fungerer som et kontaktpunkt for tilsynsmyndigheter og enkeltpersonene hvis data behandles.

2 Oppføringer med databehandlingsaktiviteter
Ifølge den nye forordningen må både datakontrollere og databehandlere vedlikeholde oppføringer med databehandlingsaktiviteter og gjøre disse oppføringene tilgjengelige for tilsynsmyndighet på anmodning.

Hvordan skal databehandlere spore dataflyten? En måte kan være å utføre datakartleggingsoppgaver som gir en omfattende oversikt over dataene som innsamles, behandles og oppbevares, og som sporer dataflyten blant forretningsenheter og underbehandlere eller tredjeparter. Disse kartleggingsoppgavene må også gjentas når det oppstår endringer i måten dataene samles på, eller systemer, prosesser eller prosedyrer kan endres i løpet av dataenes livssyklus.

3 Rettigheter til enkeltpersoner
Streng kontroll og sporing av personopplysninger er avgjørende for å overholde personvernforordningens styrkede rettigheter for enkeltpersoner, som kan omfatte retten til å bli informert, retten til dataportabilitet og retten til sletting (også kalt “retten til å bli glemt”).

Hvis en enkeltperson ønsker å få personopplysninger slettet, eller hvis aktuelt, behandlingen av dataen stanset. Utskriftsvirksomheten, som databehandlere, kan være påkrevd å hjelpe datakontrollere med slike tilgangsanmodninger. Dette vil krever at databehandlerne må kunne finne spesifikke personopplysninger for å kunne fjerne eller slette dem på anmodning fra en datakontroll eller en enkeltperson.

4 Innebygd personvern og personvern som standardinnstilling
Forordningens nye rapporteringsvindu for varsler om databrudd, som gir datakontrolleren 72 timer til å rapportere databrudd til tilsynsmyndigheter, har fått betydelig oppmerksomhet. Forordningen krever også at databehandlere må varsle datakontrollere uten unødvendig forsinkelse etter at de bli klar over brudd på personopplysninger.

For å unngå bøter og skade på renommé som slike databrudd kan medføre, må utskriftsbransjen ha en høyere sikkerhetsstandard enn noensinne. Utskriftsvirksomheter bør gjennomføre passende tekniske og organisasjonsmessige tiltak for å sikre et sikkerhetsnivå som står i forhold til risikoen.

Tingenes Internett og flere trådløse enheter som har tilgang til nettverk, har medført nye cybersikkerhetstrusler som påvirker utskriftsteknologien. Moderne skrivere og smartenheter krever sikkerhet med flere lag som dekker inntrengninghindring, enhetsregistrering, dokument- og dataregistrering og eksterne partnerskap med sikkerhetsspesialister. Sikring av personopplysninger, for eksempel via kryptering, er påkrevd. Når data ikke lenger er nødvendig, bør de slettes på en passende måte.

I tillegg vil produktfunksjoner som tilgangskontroll (sikrer at bare autoriserte brukere har tilgang til utskriftsenheter) og sikker utskrift (bare sende utskriftsdokumenter når brukeren angir en unik PIN-kode) ta opp bekymringer for sikkerhet.

Etter hvert som sikkerhetsklarering blir stadig vanskeligere, vil trolig tjenestenivåavtaler for sikkerhet – inkludert forpliktelse til datakryptering og 2-faktor-autentisering – oftere dukke opp i kontrakter.

5 Nettverkskonsolidering
Mange transaksjonsutskriftsprosjekter bruker flere partnere for kompliserte direktepost-kampanjer (en agent for innlegg, en for brev, en for sortering osv.), noe som gir redusert kontroll over innholdet og økt eksponeringsrisiko.

Kravene til personvernforordningen kan føre til økt virksomhet for store OEMer. Kundene kan søke en “one-stop-shop” som håndterer underbehandlere på forskjellige geografiske plasseringer og tilbyr infrastruktur, sikkerhet og automatisk rapportering i et kontrollert miljø.

Det er under et år til personvernforordningen trer i kraft, så det er på tide å forberede seg på de store endringene for utskriftsbransjen. Utskriftsorganisasjonene, blant andre, må gjennomgå sine databehandlingsaktiviteter, søke eksperthjelp og utvikle en systematisk tilnærming.

Kontakt oss

Finn ut hvordan vi oppdatere deg om etterlevelse av personvernforordningen.

 

Vi gratulerer Reklamehuset med ny Xerox Versant 80 digitaltrykkløsning

01.02.2017

Reklamehuset Xerox Versant 80

 

 

BLI pris til Xerox

26.01.2016

Buyers Laboratory LLC (BLI), verdenslederen av uavhengig testing av dokumentbehandling, hardware og tjenester, har i dag annonsert at Xerox er vinneren av prisen “Årets beste dokumentshåndteringssoftware portefølje”. Dette er tredje gangen på rad at Xerox får denne utmerkelsen fra BLI. James Bsales, Director Office Workflow Solutions, hos BLI sier at “I tillegg til å være rangert best, har Xerox også det beste å vise til når det kommer til flere nøkkelkategorier innen sofware, deriblant utskriftshåndtering og mobile utskriftsapplikasjoner”.

Hele pressemeldingen finner du her.

LOY_SEAL_2016_121W

 

 

 

Ny medarbeider i X Office

01.09.2015

 

Det er en glede for oss å ønske Helge-John Hildershavn fra tidligere Palografen velkommen til oss i X Office

Med sine 30 års erfaring fra den visuelle bransjen er Helge-John en solid forsterkning til laget vårt. De siste 10 årene har han jobbet som daglig leder for Palografen. Han har holdt kurs innen Photoshop, InDesign, illustrator, Acrobat, PDF arbeidsflyt og fargestyring. Innen fargestyring har han kompetanse på alt fra å kalibrere skjermer, til å sette opp offset og digitale trykkmaskiner for å trykke i henhold til ISO12647-2.
Hovedkundene har vært: Trykkerier, aviser, grafiske bedrifter reklamebyråer, markedsavdelinger og hustrykkerier.

Helg-John vil jobbe som seniorkonsulent mot det grafiske markedet i Hordaland og Sogn & Fjordane.

Hans oppgaver vil være å utvikle grafiske kunder med sine tjenester som:

  • Rådgivning og salg av Xerox sine grafiske produksjonsløsninger
  • Kurs i blant annet Photoshop, InDesign, illustrator, Acrobat etc.
  • Rådgivning og oppsett av PDF arbeidsflyt og fargestyring
  • Rådgivning og salg av storformat plottere og Neopost etterbehandling

Til våre kontorkunder kan han tilby sine tjenester til markedsavdelinger, tekniske avd., arkitekter, eiendomsmeglere etc.

Helge-John Hildershavn
Helge-John Hildershavn

 

 

 

 

 

 

X Office gratulerer Bergens nye eiendomsmegler med nytt og spennende meglerkonsept

23.06.2015

 

Kunden selv kaller sin nye løsning for trykking av prospekter, “en av byens største kopimaskiner”. Det synes vi er helt greit. I realiteten er det en av markedets mest avanserte digitaltrykk-løsning. Vi kaller den XEROX VERSANT 80 PRESS. Ytelse, kvalitet, allsidighet og resultater i en enkel, nøyaktig og automatisert presse. Perfekt til direkte reklame, markedsføringsmateriell og bildepublisering. Opp til 80 000 sider per måned Opptil 80 SPM på 350 g/m²-medier 1200 x 1200 x 10 RIP for bedre gradienter og Ultra HD-oppløsning Kompakt beltefiksering for høyere hastigheter, bildekonsistens, og blandede media-ytelse Performance Package-alternativet øker hastighet og fargeautomatisering. Neste generasjon arbeidsflytløsninger Markedet for trykketjenester er i ferd med å modnes. Det er blitt vanskeligere å skille seg ut utelukkende på bakgrunn av utskriftsteknologi. Hvordan kan du utkonkurrere konkurrentene? Ved å produsere bedre produkter, raskere og billigere.

Xerox Versant 80
Xerox Versant 80